La forma de trabajo híbrida que tantos soñamos adoptar y no terminaba de ejecutar se materializó con la llegada de la pandemia y vino para quedarse.
"Las CRISIS escalan todas las tendencias que ya venían surgiendo". Así lo explica Jenni Field, fundadora y directora de Redefining Communications y autora del libro Influential Internal Comms.
Gracias a este cambio de paradigma dentro del ecosistema laboral ya no dependemos de una o varias locaciones para definir una compañía, hoy más que nunca la cultura de la organización resulta indispensable. Y la intranet es la materialización de estas ideas. El espacio digital de trabajo ha ganado importancia y se conoce como experiencia digital del empleado.
La evolución de las intranets
Los objetivos de una intranet han cambiado con el tiempo. Por ello, es útil hacer un breve repaso de la evolución de las intranets, ya que ello nos permitirá clasificar mejor sus desarrollos recientes.
A grandes rasgos, existen cuatro generaciones distintas de intranets:
Los sitios web internos y los portales de empleados siguen siendo muy utilizados hoy en día como intranets. Se caracterizan por tener una gran cantidad de información disponible todo dentro de la misma herramienta. Las nuevas intranets rara vez se diseñan de esta manera, ya que el concepto es poder contar con aplicaciones para cada función, ya sea videoconferencia, compartir archivos de trabajo, interactuar con los pares, ver novedades de la empresa.
1era generación: El sitio web interno
El sitio web interno suele estar basado en la misma tecnología que el sitio web externo. Esto resultaba práctico porque la licencia solía estar ya pagada y el departamento de IT ya tenía los conocimientos necesarios para esta tecnología dentro de la empresa o con un partner externo como una agencia.
Las limitaciones:
- La distribución de la información es unidireccional: top down.
- No hay interacción con la audiencia.
- La integración con servicios externos a menudo no es posible o es muy compleja.
- No hay posibilidades de personalizar el contenido.
- Debido a que la edición requiere un nivel técnico de complejidad, los contenidos pueden quedar desactualizados.
- Soluciones desarrolladas a medida difícil de mantener.
- Optimizado para Desktop solamente.
2a Generación: El portal del empleado
El deseo de integrar servicios de otras aplicaciones -por ejemplo un sistema de personal- directamente en la intranet motivó este cambio en la manera de concebir la intranet. Los portales de empleados se basan, por lo tanto, en un software especializado en integraciones y procesos más que en la creación y gestión de contenidos como páginas estáticas y noticias.
Las limitaciones:
- Costoso.
- La distribución de la información es unidireccional: top down.
- La integración de servicios externos era posible, pero seguía siendo muy costoso.
- El uso para los editores era complejo y a menudo suponía un doloroso retroceso respecto a los sitios web internos.
- Optimizado para Desktop solamente.
3a generación: La intranet social
La aparición de las intranets sociales reflejó lo que estaba ocurriendo en la Web 2.0. Las aplicaciones interactivas, como los wikis, los blogs y las redes sociales, ponían en primer plano la interacción de los usuarios, y éste era también uno de los nuevos y principales objetivos de las intranets sociales.
Las limitaciones:
- Las intranets sociales son muy confusas para transmitir contenidos estructurados. Cada usuario puede crear fácilmente nuevos contenidos.
- La personalización de los contenidos y servicios depende en gran medida del usuario individual y la mayoría de los usuarios no lo hace.
- Los canales móviles suelen estar disponibles, pero el contenido, la estructura y la complejidad siguen estando optimizados para los usuarios de escritorio y el uso móvil de las intranets sociales suele ser sorprendentemente bajo.
- Con la llegada de soluciones de chat en equipo como Slack o Microsoft Teams, estas últimas se impusieron con mejores prácticas.
Última Generación: Intranet de Experiencia de Usuario
Hasta ahora, un usuario típico de intranet se sentaba en un escritorio frente a su PC. Pero con las variadas exigencias de las intranets móviles, los escenarios de uso son cada vez más diversos.
Esta nueva generación de intranets se basa en casos de uso probados de las anteriores generaciones de intranets y sobre todo el acceso móvil y la personalización está evolucionando considerablemente. Las nuevas intranets cuentan con herramientas de creación de comunidades y de interacción. Por ejemplo, encuestas que miden la temperatura de la compañía: detectan tendencias y potenciales riesgos dentro de la comunicación interna, progresos realizados, etc.
El resultado es una intranet con la claridad de la primera generación, la fuerza de integración de la segunda y la interacción de la tercera, todo junto en una plataforma.
Las limitaciones:
- Una limitación deliberada de estas intranets es la omisión de salas de equipo virtuales para la colaboración digital. Sin embargo, esto presupone que otras plataformas como Slack o Microsoft Teams se encargan de estas funciones.
- Los contenidos estrictamente confidenciales no son adecuados para las intranets DEX (Digital Employee Experience) y requieren ser almacenados en otras plataformas como Google Drive o Dropbox.
- El concepto de intranet DEX es nuevo y solo lo utilizan unas pocas docenas de empresas. Por lo tanto, el contenido y el diseño técnico de estas intranets todavía tienen un amplio potencial para una mayor optimización.
Las intranets modernas adquieren relevancia a través de contenidos personalizables y valiosos.
El uso de las intranets suele ser voluntario especialmente cuando se utilizan dispositivos privados y móviles. Por lo tanto, una intranet debe centrarse en el valor añadido y la relevancia que proporciona al usuario.
Un contenido adecuado seleccionado de la forma más automática posible en función de la ubicación, el equipo, la función, los intereses o la trayectoria del empleado creará relevancia. Sin embargo, una buena personalización no sólo genera relevancia, sino que también limita la complejidad. A medida que las organizaciones se vuelven más globales, complejas y rápidas, y las pantallas se hacen más pequeñas, la complejidad puede convertirse en una barrera importante para muchos usuarios.
Esta ilustración muestra cómo los requisitos de los dispositivos, el contenido y el comportamiento de uso individual pueden variar enormemente entre los distintos empleados. Las intranets modernas deben ser capaces de afrontar estos retos y hacer que la experiencia del usuario sea lo más personal y útil posible para cada empleado.
